VLM-institutet ägs av 13 kommuner i mellansverige. Associationsformen är ideell förening.

De 13 kommunerna är: Bollnäs, Borlänge, Enköping, Hudiksvall, Ovanåker, Sandviken, Söderhamn, Uppsala, HåboTierp/Älvkarleby, Gävle, Hälsinglands utbildningsförbund.

Föreningens högsta beslutande organ är stämman. Stämman består av en eller flera ombud per ägarkommun beroende på hur många lärare och elever som är verksamma i kommunen. Stämma hålls i mars månad varje år.

Stämman utser en styrelse. I styrelsen sitter ”skolfolk” från medlemskommunerna. Ordförande är Erik Björk från Söderhamns kommun. Övriga ledamöter är Mikael Svensson IT-strateg i Gävle, Emma Nyberg IT-strateg i Hudiksvall, Katarina Ahlström IT-strateg i Bollnäs, Johan Rasmussen, Hälsinglands utbildningsförbund och Per Olén IT-strateg i Borlänge. Från Uppsala Johan Aspersand IT-didaktiker, Karin Stacksteg Kvalitets- och utvecklingschef och Jens Persson IT-strateg.

Styrelsen har FoU-rådgivare som ett strategiskt stöd i sitt arbete. FoU-rådgivarna är forskare, företagare och personer som arbetar med skolutvecklingsfrågor.

Styrelsen har utsett Jens Persson till institutets föreståndare.